Управление коммуникациями проекта

Comments Off on Управление коммуникациями проекта

Posted on 27th October 2010 by admin in Процесс планирования и управления проектом

Управление коммуникациями обеспечивает поддержку системы связи (взаимодействий) между участниками проекта, передачу управленческой и отчетной информации, направленной на обеспечение достижения целей проекта. Каждый участник проекта должен быть подготовлен к взаимодействию в рамках проекта в соответствии с его функциональными обязанностями.
Функция управления информационными связями включает в себя следующие процессы:
  • Планирование системы коммуникаций – определение информационных потребностей участников проекта (состав информации, сроки и способы доставки).
  • Сбор и распределение информации – процессы регулярного сбора и своевременной доставки необходимой информации участникам проекта.
  • Оценка и отображение прогресса – обработка фактических результатов состояния работ проекта, соотношение с плановыми и анализ тенденций, прогнозирование.
  • Документирование хода работ – сбор, обработка и организация хранения формальной документации по проекту.
  • Планирование системы коммуникаций.

    Для изучения потребностей и описания структуры системы коммуникаций обычно требуется следующая информация:
  • Логическая структура организации проекта и матрица ответственности.
  • Информационные потребности участников проекта.
  • Физическая структура распределения участников проекта.
  • Внешние информационные потребности проекта.
  • Технологии или методы распределения информации между участниками проекта могут значительно различаться в зависимости от параметров проекта и требований системы контроля. Выбор технологий взаимодействий определяется:
  • Степенью зависимости успеха проекта от актуальности данных или детальности описания
  • Доступностью технологий.
  • Квалификацией и подготовленностью кадров.
  • План управления коммуникациями включает в себя:
  • План сбора информации, в котором определяются источники информации и методы ее получения.
  • План распределения информации, в котором определяются потребители информации и методы доставки.
  • Детальное описание каждого документа, который должен быть получен или передан, включая формат, содержание, уровень детальности и используемые определения.
  • Расписание и частота взаимодействий.
  • Метод внесения изменений в план коммуникаций.
  • В зависимости от потребностей проекта, план коммуникаций может быть более или менее формализован, детализирован или описан лишь в общем виде. План коммуникаций является составной частью плана проекта.

    Оценка и отображение прогресса.

    Процессы сбора и обработки данных о достигнутых результатах и фактических затратах и отображение информации о состоянии работ в отчетах обеспечивают основу для координации работ, оперативного планирования и управления.

    Большинство методов планирования и управления календарным графиком работ, рассмотренных в Главе 19, подразумевают использование компьютера. В процессе реализации проекта менеджерам приходится оперировать значительными объемами данных, которые могут быть собраны и организованы с использованием компьютера. Кроме того, многие аналитические средства, например, расчет графика по методу критического пути, ресурсный и стоимостной анализ подразумевают достаточно сложные для неавтоматизированного расчета алгоритмы.

    В настоящее время на рынке представлено значительное количество программных пакетов, автоматизирующих функции планирования и контроля календарного графика выполнения работ. В основе данных пакетов лежат методы сетевого планирования и анализа критического пути. Кроме того, существуют специализированные пакеты для планирования и контроля затрат проекта. Пакеты календарного планирования являются основой для создания информационной системы управления проектом. Более подробно данное ПО, а также задачи выбора и использования пакетов в рамках информационной системы проекта рассмотрены в разделе 20.5.

    Сбор и распределение информации.

    В рамках проекта существует потребность в осуществлении различных видов коммуникаций:
  • Внутренние (внутри команды проекта) и внешние(с руководством компании, заказчиком, внешними организациями и т.д.);
  • Формальные (отчеты, запросы, совещания) и неформальные (напоминания, обсуждения);
  • Письменные и устные;
  • Вертикальные и горизонтальные.
  • Системы сбора и распределения информации должны обеспечивать потребности различных видов коммуникаций. Для этих целей могут использоваться автоматизированные и неавтоматизированные методы сбора, обработки и передачи информации.

    Неавтоматизированные методы включают сбор и передачу данных на бумажных носителях, проведение совещаний.

    Автоматизированные методы предусматривают использование компьютерных технологий и современых средств связи для повышения эффективности взаимодействия.

    Компьютерные средства поддержки коммуникаций основываются на использовании программного обеспечения групповой работы – группового ПО (groupware) и электронного документооборота. В последние годы данное направление информационных технологий стремительно развивалось, что связано с повышением эффективности средств связи. Более подробно средства групповой работы рассмотрены в разделе 20.6.

    Документирование хода работ.

    Основные промежуточные результаты хода работ должны быть формально задокументированы.

    Документирование результатов хода работ включает в себя:
  • Сбор и верификацию окончательных данных;
  • Анализ и выводы о степени достижения результатов проекта и эффективности выполненных работ;
  • Архивирование результатов с целью дальнейшего использования.
  • Компьютерные системы ведения электронных архивов позволяют автоматизировать процессы хранения и индексации текстовых и графических документов, значительно облегчить доступ к архивной информации.

    Управление коммуникациями и информационные технологии.

    Итак, большинство коммуникационных процессов в рамках проекта подразумевают использование компьютеров и средств связи. Более того, можно утверждать, что от момента зарождения и до наших дней развитие методов управления проектами и их практическое применение во многом определялось развитием информационных технологий.

    Создание и расчет математических моделей, легших в основу методов управления проектами, стали возможными лишь с появлением компьютеров. Известный метод критического пути, который составил часть методики “сетевого планирования”, был разработан в 1956 году в результате исследований направленных на повышение эффективности использования вычислительной машины Univac для планирования строительных работ.

    Эра господства больших ЭВМ, дорогостоящего специализированного программного обеспечения для управления проектами и дорогостоящих экспертов, умевших использовать это программное обеспечение продолжалась до середины 80-х годов. Использование автоматизированных систем управления проектами было ограничено организациями и проектами, бюджет которых позволял оплатить от $500.000 до $1.000.000 за установку соответствующих систем и привлечение специалистов.

    Благодаря развитию персональных компьютеров, повышению их мощности и снижению стоимости, а также с появлением недорогих пакетов календарного планирования средства автоматизации процедур управления проектами стали доступны более широкому кругу организаций.

    Развитие систем управления проектами для персональных компьютеров также прошло через несколько этапов. С увеличением мощности ПК улучшалась функциональность систем, повышались их возможности. С появлением Windows, введением стандартов обмена данными между системами, распространением сетевых технологий открылись новые возможности для дальнейшего развития систем поддержки процессов управления проектами и их более эффективного использования.

    Реализация концепции распределенной интегрированной системы управления проектом (или комплексом проектов), сбор и распространение актуальной информации в режиме реального времени стали возможными благодаря современным технологиям, обеспечивающим связь между участниками проектов в локальных и глобальных сетях. Теоретически руководители проектов сегодня могут получать детальные отчеты по проекту и выдавать задания не покидая офиса и без единого телефонного звонка. Таким образом, традиционные системы для управления проектами имеют шанс превратиться из систем для моделирования проектов в системы реально поддерживающие процессы управления.

    No comments yet.

    Sorry, the comment form is closed at this time.

    apteka mujchine for man ukonkemerovo woditely driver.